Türkiye’de e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter: Yeni Şirketler İçin Geçiş Rehberi

Türkiye’de 2026 yılında kurulan bir limited veya anonim şirket, e-Fatura’ya kuruluşla birlikte otomatik olarak geçmez. Ancak faturalarının tamamını tutar sınırı olmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek ve yasal defterlerini kuruluş tarihinden itibaren e-Defter olarak tutmak zorundadır. e-Fatura zorunluluğu ise genel olarak bir takvim yılındaki brüt satış hasılatı 3 milyon TL’ye ulaştığında doğar ve izleyen yılın 1 Temmuz’unda başlar. Bazı sektörlerde (örneğin e-ticaret, akaryakıt, otel) yıl içinde daha erken bir geçiş tarihi uygulanır. Bu rehber üç uygulamanın kapsamını, geçiş tarihlerini, kullanım yöntemlerini ve 2026 yılı ceza tutarlarını özetler.

Üç Uygulama Arasındaki Fark

Üç uygulamanın da dayanağı Vergi Usul Kanunu’dur (VUK). Faturaya ilişkin kurallar 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde, defterlere ilişkin kurallar ise Elektronik Defter Genel Tebliği’nde (Sıra No: 1) yer alır. Genel tebliğ, Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) kanunun uygulamasını açıklayan ikincil düzenlemesidir.

• e-Fatura: Yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında, GİB sistemi üzerinden elektronik olarak gönderilen ve alınan faturadır. Satıcı ve alıcının ikisi de kayıtlıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olarak düzenlenir. Bu faturalar, Tebliğ’in V.7 ve VIII. bölümlerindeki istisnai haller dışında kâğıt olarak düzenlenemez (509 SN Tebliğ IV.1.1, IV.2.4.3).
• e-Arşiv Fatura: e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (nihai tüketiciler, yurt dışındaki müşteriler, kayıtlı olmayan şirketler) elektronik olarak düzenlenen faturadır. Alıcının talebine göre e-posta ile ya da kâğıt çıktı olarak iletilir (509 SN Tebliğ IV.2.1).
• e-Defter: Yevmiye defteri ve büyük defterin GİB formatında elektronik olarak oluşturulması ve aylık “berat” dosyalarıyla GİB onayına sunulmasıdır. Berat dosyaları, kâğıt defterdeki noter onayının yerini alır (Elektronik Defter GT 4.3.3).

Hangi faturanın düzenleneceğini alıcının durumu belirler. e-Fatura’ya kayıtlı bir satıcı, e-Arşiv Fatura uygulamasına da dahil olmak zorundadır (IV.2.4.1). Bu satıcı, e-Fatura’ya kayıtlı bir alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan bir alıcıya (vergi mükellefi olsun ya da olmasın) e-Arşiv Fatura düzenler (509 SN Tebliğ IV.1.1, IV.2.1). Alıcının kayıtlı olup olmadığı, GİB’in ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımladığı kayıtlı kullanıcı listesinden kontrol edilir (IV.1.4/ç).

e-Fatura: Kimler ve Ne Zaman Geçmek Zorunda

Genel Hasılat Sınırı: 3 Milyon TL

2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL veya daha fazla olan mükellefler e-Fatura’ya geçmek zorundadır (509 SN Tebliğ IV.1.4/a-1). Bu sınır 2025 ve 2026 hesap dönemleri için de değişmemiştir. Sınırı aşan mükellef, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren, yani 1 Temmuz’dan itibaren e-Fatura kullanmak zorundadır (IV.1.5/a). Buna göre 2026 hasılatı 3 milyon TL’ye ulaşan bir şirketin son geçiş tarihi 1 Temmuz 2027’dir.

Sektöre Bağlı Zorunluluklar

Bazı faaliyetlerde hasılattan bağımsız ya da daha düşük sınırlar uygulanır (IV.1.4 ve IV.1.5). Bunlar şunlardır:

• Daha düşük hasılat sınırı: Kendi internet sitesi veya pazar yerleri üzerinden mal ya da hizmet satanlar ile gayrimenkul ve motorlu araç alım satımı veya kiralaması yapanlar için 2022 ve sonraki dönemlerde sınır 500 bin TL’dir.
• Hasılattan bağımsız zorunluluk: e-ticaret aracı hizmet sağlayıcıları ve internet reklamcılığı aracıları, EPDK lisanslı akaryakıt işletmeleri, ÖTV (III) sayılı listedeki malların imalatçı ve ithalatçıları, sebze-meyve tüccar ve komisyoncuları, SGK ile sözleşmeli sağlık kuruluşları, turizm işletme belgeli oteller ve elektrikli araç şarj ağı işletmecileri.
• Geçiş süresi: Bu gruplardaki yeni işletmeler için geçiş süresi faaliyete göre değişir ve çoğunlukla işe başlamayı izleyen birkaç ayla sınırlıdır. Faaliyetinizin bu listelerden birine girip girmediğini kuruluştan önce kontrol etmeniz gerekir.

Yeni Kurulan Şirketler

509 Sıra No.lu Tebliğ’de sermaye tutarına bağlı bir e-Fatura zorunluluğu yoktur. Yeni kurulan bir şirket için yukarıdaki hasılat ve sektör kuralları uygulanır. Ancak iki özel durum bulunur:

• Zorunluluk kapsamındaki bir şahıs işletmesi sermaye şirketine dönüşürse, yeni şirket de en geç üç ay içinde e-Fatura’ya geçer (IV.1.4/g).
• Birleşme, bölünme ve nevi değişikliği sonucu ortaya çıkan şirketlerde de aynı üç aylık süre uygulanır (IV.1.4/e).

Zorunluluk kapsamında olmayan şirketler e-Fatura’ya istedikleri zaman gönüllü olarak geçebilir (IV.1.4/d). Uygulamada birçok kurumsal müşteri tedarikçisinden e-Fatura bekler. Bu nedenle erken gönüllü geçiş ticari açıdan sık tercih edilir. Gönüllü olarak geçen şirket de bundan sonra kayıtlı alıcılara kâğıt fatura düzenleyemez.

e-Arşiv Fatura: 2026’da Tutar Sınırı Kalktı

e-Fatura’ya geçen her mükellef, aynı geçiş süresi içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da dahil olmak zorundadır (509 SN Tebliğ IV.2.4.1). Böylece kayıtlı alıcılara e-Fatura, diğer tüm alıcılara e-Arşiv Fatura düzenlenir.

e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için kural son iki yılda önemli ölçüde değişti (IV.2.4.3):

• Uygulamanın ilk yıllarında yalnızca vergi mükelleflerine düzenlenen ve vergiler dahil 5.000 TL’yi aşan faturalar ile vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen ve 30.000 TL’yi aşan faturalar GİB portalından e-Arşiv olarak düzenleniyordu (GİB 509 SN Tebliğ Sıkça Sorulan Sorular, soru 30). Bu sınırlar artık uygulanmıyor.
• Sıra No: 573 Tebliğ (RG 12.11.2024) ile 1/1/2025–31/12/2025 döneminde vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenmeye başladı.
• 1/1/2026’dan itibaren ise tutarına bakılmaksızın bütün faturalar e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorundadır (Sıra No: 573 Tebliğ m. 2 ve 20).
• Sıra No: 589 Tebliğ (RG 31.12.2025), bu değişikliği yalnızca basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bir yıl erteledi. Bu mükellefler için 3.000 TL sınırı 31/12/2026’ya kadar uygulanır ve tutar sınırı 1/1/2027’de kalkar. Limited ve anonim şirketler bilanço esasına göre defter tuttuğu için bu erteleme şirketleri kapsamaz.

Sonuç olarak 2026’da kurulan bir şirket, e-Fatura’ya kayıtlı olmasa bile ilk faturasından itibaren yalnızca e-Arşiv Fatura düzenleyebilir. Yurt dışındaki müşteriye kesilen hizmet ihracı faturası da buna dahildir. e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan şirket bu faturaları GİB’in e-Belge portalından düzenler (IV.2.4.3). Özel entegratör üzerinden e-Arşiv Fatura düzenlemek için önce e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına kayıt olmak gerekir (IV.2.2). Tebliğ’in V.7 bölümünde sayılan sistem arızası, mali mühür arızası gibi haller ve VIII. bölümdeki istisnalar dışında kâğıt fatura düzenlenmesi veya alıcı nihai tüketici değil bir vergi mükellefiyse kâğıt faturanın kabul edilmesi, her fatura için VUK m. 353 cezasını doğurur (IV.2.4.3).

e-Defter: Bilanço Esasındaki Her Şirket İçin Zorunlu

Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre üç grup e-Defter tutmak zorundadır (EDGT 3.2.1):

1. e-Fatura’ya geçmek zorunda olan mükellefler;
2. Türk Ticaret Kanunu m. 397/4 uyarınca bağımsız denetime tabi şirketler;
3. Sıra No: 5 Tebliğ (RG 08.11.2024) ile eklenen grup: bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan veya bu esası isteğe bağlı olarak seçen mükellefler.

Limited ve anonim şirketler her zaman bilanço esasına göre defter tutar. Bu nedenle 1/1/2025’ten itibaren hasılatları ne olursa olsun e-Defter tutmak zorundadır. 1/1/2025 ve sonrasında işe başlayan şirketler için zorunluluk işe başlama tarihinden itibaren geçerlidir (EDGT 3.2.6/3). Dolayısıyla 2026’da kurulan bir şirket kâğıt yevmiye defteri tasdik ettiremez. Zorunluluğa rağmen kâğıt ortamda tutulan defterler hiç tutulmamış sayılır ve başvuru yapmayan mükelleflerin e-Defter hesabı GİB tarafından re’sen açılır (EDGT 3.2.10).

e-Fatura zorunluluğu nedeniyle e-Defter’e geçen mükellefler için kural şöyledir: e-Defter, e-Fatura geçiş süresi içinde başlar. Yıl içinde zorunlu olarak e-Fatura’ya geçenler ise izleyen yılın 1 Ocak’ından itibaren e-Defter tutar (EDGT 3.2.6/1). Yeni şirketlerde bu ayrım genellikle önemini yitirir, çünkü bilanço esası nedeniyle e-Defter zaten kuruluşla başlamıştır.

Berat dosyaları aylık olarak oluşturulur. Kurumlar vergisi mükellefleri her ayın beratını, ilgili ayı izleyen dördüncü ayın 14’üne kadar yükler (örneğin Mart dönemi için 14 Temmuz). Dileyenler yükleme tercihini geçici vergi dönemlerine göre de yapabilir (EDGT 4.3.4). GİB bu süreleri sirkülerle uzatabilir (EDGT 4.3.6), bu nedenle edefter.gov.tr duyuruları takip edilmelidir. Defterin teknik olarak nasıl tutulduğunu, berat ve saklama süreçlerini e-Defter nasıl tutulur yazımızda ayrıntılı olarak anlattık.

Ticaret Bakanlığı ETDS: GİB e-Defter’den Ayrı Bir Sistem

GİB’in e-Defter uygulaması ile Ticaret Bakanlığının Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) farklı sistemlerdir. e-Defter VUK’a dayanır ve muhasebe defterlerini (yevmiye defteri ve büyük defter, isteğe bağlı olarak envanter defteri) kapsar. ETDS ise Ticaret Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığının ortak tebliğiyle kurulmuştur ve muhasebe dışı ticari defterleri kapsar (İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ, RG 14.02.2025, m. 2 ve 5). ETDS’deki defterler GİB’e yüklenmez ve e-Defter beratıyla onaylanmaz. e-Defter başvurusu da ETDS kaydının yerine geçmez.

1/1/2026 ve sonrasında kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler için ETDS’deki durum şöyledir (Tebliğ m. 5/1-a, RG 20.09.2025 değişikliğiyle):

• Pay defteri: ETDS’de tutulması zorunludur.
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri: ETDS’de tutulması zorunludur.
• Yönetim kurulu veya müdürler kurulu karar defteri: ETDS’de tutulması isteğe bağlıdır. Şirket bu defteri ETDS’de veya fiziki defter olarak tutabilir.

Ticaret Bakanlığının ETDS yol haritasına göre bu şirketlerde ETDS sistem kullanıcısı, kuruluş sözleşmesi MERSİS’te hazırlanırken veya sicil müdürlüğüne verilen formla tanımlanır. Defterler, kuruluşun tescili ile birlikte ETDS’de kendiliğinden aktif hale gelir. Bakanlık 18 Aralık 2025 tarihli duyurusunda, yönetim kurulu karar defterinin elektronik ortamda tutulmasının şirketlerin tercihine bırakıldığını açıklamıştır.

Özet Tablo: Kim, Ne Zaman Geçmeli

GİB Portalı mı, Özel Entegratör mü

e-Belge uygulamalarından üç yöntemle yararlanılabilir (509 SN Tebliğ V.1):

• GİB Portal yöntemi (V.1.1): GİB’in ücretsiz web arayüzüdür. e-Fatura’ya kayıtlı olmayan mükellefler, e-Arşiv faturalarını başvuru yapmadan, interaktif vergi dairesi kullanıcı bilgileriyle e-Belge portalından düzenleyebilir. Bu faturalar GİB tarafından yasal süre boyunca saklanır (GİB SSS 31, 32 ve 40). GİB, portallarında belge sayısı sınırı bulunmadığını açıklamıştır (GİB SSS 35). Ancak portal manuel giriş esasına dayanır ve muhasebe ya da ERP yazılımıyla otomatik bağlantı sunmaz.
• Özel entegratör yöntemi (V.1.2): GİB’den izin almış bir özel entegratör aracılığıyla kullanımdır. Entegratör, faturaları şirketin muhasebe veya satış yazılımından otomatik olarak alır, GİB’e iletir ve saklar. Hizmet ücretlidir. Fatura hacmi yüksek, birden fazla şubesi olan ya da yurt dışındaki grup şirketlerinin sistemleriyle entegrasyon gereken şirketler için genellikle daha uygundur. Kurallara aykırı davranan entegratörlerin izni iptal edilebilir. Bu durumda müşteriler başka bir entegratöre veya GİB portalına geçer (V.1.2, VII).
• Doğrudan entegrasyon (V.1.3): Şirketin kendi sistemini GİB’e bağlamasıdır. Sıra No: 573 Tebliğ’den sonra bu yöntem yalnızca GİB’in belirlediği büyüklük, sektör ve bilgi işlem şartlarını sağlayan mükelleflere açıktır.

e-Fatura’ya kayıt için tüzel kişilerin TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM’den mali mühür edinmesi gerekir. Gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika (e-imza) kullanır (509 SN Tebliğ V.9). e-Arşiv ve e-Fatura için farklı yöntem ve farklı entegratör seçilebilir (GİB SSS 38–39). Seçim yapılırken aylık fatura sayısı, kullanılan muhasebe yazılımı, yabancı dilde fatura ihtiyacı ve grup raporlaması dikkate alınmalıdır. Faturalama süreçlerinin kurulmasıyla ilgili kapsamı Faturalama ve e-Fatura sayfamızda bulabilirsiniz.

Cezalar: VUK m. 353 ve 2026 Tutarları

Elektronik belge olarak düzenlenmesi gereken bir fatura kâğıt olarak düzenlenirse, belge hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu durumda belgeye yazılması gereken tutarın %10’u oranında özel usulsüzlük cezası kesilir (VUK m. 353/1). 2026 yılında uygulanacak tutarlar Sıra No: 588 VUK Genel Tebliği ile belirlenmiştir (RG 31.12.2025, yeniden değerleme oranı %25,49):

• Bir takvim yılındaki ilk tespitte her belge için asgari ceza 17.000 TL’dir.
• Sonraki tespitlerde asgari tutar kademeli olarak artar: ikinci tespitte 35.000 TL, üçüncüde 53.000 TL, dördüncüde 70.000 TL, beşincide 87.000 TL, altıncı ve sonraki tespitlerde 170.000 TL (VUK’a bağlı 2 sayılı cetvel).
• Bir takvim yılında her belge türü için kesilecek toplam ceza 17.000.000 TL’yi aşamaz.

Zorunlu olduğu halde e-Defter yerine kâğıt ortamda tutulan defterler hiç tutulmamış sayılır (EDGT 3.2.10). Mükellefin zorunlu geçişi yapmaması halinde VUK’taki cezalar uygulanır (EDGT 3.2.11). Defterin tutulmamış sayılması, ileride bir incelemede defter ve belge ibrazına dayanan haklar açısından da sorun yaratabilir.

Hesaplama örneği (2026 takvim yılı, ilk tespit): Varsayım olarak bir şirket, 2026’da e-Arşiv olarak düzenlemesi gereken üç faturayı kâğıt olarak düzenlemiş olsun. Faturaların vergiler dahil tutarları 40.000 TL, 120.000 TL ve 300.000 TL’dir. Uygulanan oran %10, ilk tespitteki asgari tutar ise belge başına 17.000 TL’dir.

1. 40.000 TL × %10 = 4.000 TL. Bu tutar asgari tutarın altında kaldığı için ceza 17.000 TL olur.
2. 120.000 TL × %10 = 12.000 TL. Bu tutar da asgari tutarın altında kaldığı için ceza 17.000 TL olur.
3. 300.000 TL × %10 = 30.000 TL. Bu tutar asgari tutarın üzerinde olduğu için ceza 30.000 TL olur.
4. Toplam: 17.000 + 17.000 + 30.000 = 64.000 TL.

Alıcılar vergi mükellefiyse, kâğıt faturayı kabul ettikleri için kendileri de ayrıca cezayla karşılaşabilir (509 SN Tebliğ IV.2.4.3).

Yabancı Ortaklı Yeni Bir Şirket İçin Örnek Takvim

Varsayım olarak Almanya’da yerleşik bir ortağın kurduğu A Limited Şirketi, 16 Mart 2026’da İstanbul’da ticaret siciline tescil edilmiş olsun. Şirket yazılım hizmeti veriyor ve yukarıdaki sektör listelerinden hiçbirine girmiyor. 2026 yılı brüt satış hasılatı 3.400.000 TL’dir. Bu şirketin takvimi şöyle olur:

1. Mart 2026: e-Defter başvurusu yapılır ve defterler işe başlama tarihinden itibaren e-Defter olarak tutulur (EDGT 3.2.6/3). Ayrıca şirket 1/1/2026’dan sonra tescil edildiği için pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tescille birlikte Ticaret Bakanlığının ETDS sisteminde aktif hale gelir. Karar defterini ETDS’de tutmak isteğe bağlıdır. Bu adım GİB e-Defter başvurusundan ayrıdır.
2. İlk faturadan itibaren: Yurt içindeki ve yurt dışındaki tüm müşterilere, tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura düzenlenir (IV.2.4.3).
3. 14 Temmuz 2026: Mart 2026 dönemine ait e-Defter beratının son yükleme günüdür (aylık tercih, EDGT 4.3.4).
4. 2026 yıl sonu: 3.400.000 TL ≥ 3.000.000 TL olduğu için e-Fatura şartı oluşur (IV.1.4/a-1).
5. 1 Temmuz 2027: Bu tarihe kadar e-Fatura ve e-Arşiv Fatura başvuruları tamamlanır ve bu tarihten itibaren kayıtlı alıcılara yalnızca e-Fatura düzenlenir (IV.1.5/a, IV.2.4.1).

Şirket isterse bu tarihten önce de gönüllü olarak e-Fatura’ya geçebilir. Kuruluş sonrasındaki diğer vergi ve SGK kayıtları için şirket kuruluşu sonrası ilk 90 gün rehberimize, yabancı ortaklı kuruluş süreci için yabancı ortaklı şirket kuruluşu sayfamıza bakabilirsiniz.

Geçiş İçin Pratik Adımlar

1. Faaliyet konunuzun 509 Sıra No.lu Tebliğ’deki sektör listelerine girip girmediğini kuruluştan önce kontrol edin.
2. Mali mühür veya e-imza başvurusunu erken yapın, çünkü temin süresi geçiş tarihini etkileyebilir.
3. Yöntemi seçin (GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon) ve muhasebe yazılımınızın e-Defter uyumluluğunu doğrulayın.
4. Yıl içinde brüt satış hasılatını izleyin. 3 milyon TL (internet satışlarında 500 bin TL) sınırı aşıldığında izleyen yılın 1 Temmuz tarihini takvime işleyin.
5. Arıza durumları için yeterli matbu belge bulundurun. Kâğıt belge yalnızca Tebliğ’in V.7 bölümünde sayılan sistem arızası, mali mühür arızası ve benzeri hallerde kullanılabilir. VIII. bölüme göre e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına yeni dahil olanlar yedinci günün sonuna kadar kâğıt belge de düzenleyebilir; aynı işlem için yalnızca bir belge düzenlenir.
6. Berat yükleme sürelerini ve GİB sirkülerleriyle yapılan uzatmaları düzenli olarak izleyin.

Yasal defterlerin ve e-Defter sürecinin yürütülmesiyle ilgili kapsam için Yasal Defterler ve e-Defter sayfamıza bakabilirsiniz. Şirketinize özgü durum için iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.

Son mevzuat kontrolü: 9 Kasım 2026 · Kapsadığı dönem: 2026 takvim yılı ve 2026 hasılatına bağlı 1 Temmuz 2027 e-Fatura geçişi