Türkiye’de e-Defter Nasıl Tutulur? İlk Defterden Berat ve Saklamaya

Türkiye’de e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defterin (defteri kebir) Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) belirlediği XML formatında, aylık dönemler halinde oluşturulup mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ile imzalanmasıdır. Burada iki ayrı ödev vardır. Birincisi saklamadır: imzalı defter dosyaları ve GİB onaylı beratlar, mükellefin Türkiye’deki kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanır (Tebliğ 4.3.5, 4.4.1). İkincisi berat yüklemesidir: yevmiye defteri dosyası ile yevmiye ve büyük defter beratları GİB’in e-Defter Uygulamasına yüklenir. Ocak 2025 ve sonraki dönemlerde büyük defter dosyasının kendisi GİB’e yüklenmez, yalnızca beratı yüklenir. GİB’in onayladığı berat, kâğıt defterdeki noter onayının yerini alır. Beratın yüklenmesi saklama ödevini ortadan kaldırmaz. 1 Ocak 2025’ten bu yana bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler e-Defter tutmak zorundadır. Limited ve anonim şirketler dahil bütün ticaret şirketleri bu kapsamdadır.

e-Fatura ve e-Arşiv ile birlikte genel bir geçiş planı için e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter geçiş rehberimize bakabilirsiniz.

Kimler e-Defter Tutmak Zorunda ve Ne Zamandan İtibaren

Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1), kısaca “Tebliğ”, üç grubu e-Defter tutmakla yükümlü kılar (Tebliğ 3.2.1):

• e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler;
• Türk Ticaret Kanunu (TTK) m. 397/4 uyarınca bağımsız denetime tabi şirketler;
• bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olanlar ile bu usulü isteğe bağlı olarak seçenler.

Bilanço esası grubu, 8.11.2024 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Sıra No: 5 değişiklik tebliğiyle eklendi. Bu grup için zorunluluk 1/1/2025’te başladı (Tebliğ 3.2.6/3). Vergi Usul Kanunu (VUK) m. 177/4 her türlü ticaret şirketini birinci sınıf tüccar sayar. Birinci sınıf tüccarlar bilanço esasına göre defter tutar. Bu nedenle Türkiye’de kurulan yabancı ortaklı bir limited veya anonim şirket, işe başladığı tarihten itibaren e-Defter tutmak zorundadır. 2025 ve sonrasında yeni işe başlayanlar için de kural aynıdır (Tebliğ 3.2.6/3).

Diğer başlangıç kuralları şöyledir:

• e-Fatura zorunluluğu yıl içinde doğan mükellefler e-Defter’e izleyen yılın başında geçer (Tebliğ 3.2.6/1).
• Bağımsız denetim şartlarını sağlayan şirketler, şartların sağlandığı yılı izleyen yılın başında geçer (Tebliğ 3.2.6/2).
• Birleşme, tam bölünme veya tür değişikliğinde geçiş süresi, işlemin ticaret siciline tescil edildiği ayı izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez (Tebliğ 3.2.5).

Zorunlu olduğu halde başvurmayan mükelleflerin e-Defter hesabını GİB re’sen açar. Bu mükelleflerin kâğıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır (Tebliğ 3.2.10).

Başvuru: e-Defter Uygulaması, Mali Mühür ve NES

Başvuru yalnızca elektronik ortamda yapılır. e-Defter Uygulaması Başvuru Kılavuzu (V.2.1, Kasım 2024) iki yol öngörür:

• edefter.gov.tr başvuru ekranı: Tüzel kişiler bu ekrana mali mühür ile girer. Mali mühür, GİB adına TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinin (Kamu SM) verdiği kurumsal elektronik sertifikadır. Gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika (NES) da kullanabilir. NES, kişiye özel e-imzadır.
• Dijital Vergi Dairesi: Başvuru, kullanıcı kodu ve şifre ile “e-Defter Başvuru” dilekçesi verilerek de yapılabilir.

Tebliğ, başvuru için iki şart daha arar (Tebliğ 4.1.1):

• Tüzel kişiler mali mühür ya da Dijital Vergi Dairesi veya e-Devlet şifresi temin etmiş olmalıdır.
• Kullanılacak muhasebe yazılımının GİB’den uyumluluk onayı alınmış olmalıdır.

Kılavuz, zorunluluk tarihinden önce başvurulmasını ve başlangıç tarihinin seçilmesini ister. Bu tarihten sonra yapılan başvuru süresinden sonra yapılmış sayılır.

Defter ve berat dosyalarını şirket kendi mali mührüyle imzalar. Şirket, Dijital Vergi Dairesi üzerinden muvafakatname (onay beyanı) verirse imzalama ve yükleme başka biri tarafından da yapılabilir. Bu kişi, aracılık ve sorumluluk sözleşmesi bulunan meslek mensubu (SMMM) ya da uyumlu yazılım firması olabilir. İmza o kişinin mali mührü veya NES’i ile atılır. Bu yetki, şirketin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz (Tebliğ 4.3.7). Yöneticileri yurt dışında bulunan yabancı ortaklı şirketlerde bu yol kullanılabilir.

Defterler Aylık Olarak Nasıl Oluşturulur

e-Defter aylık dönemler itibarıyla oluşturulur. Her ay yalnızca o ayın kayıtlarını içerir (Tebliğ 4.3.1, 4.3.9). e-Defter Uygulama Kılavuzu (V.1.12, Ocak 2025) süreci şöyle anlatır:

1. Kayıtlar, VUK m. 219’daki kayıt süreleri içinde muhasebe programına girilir. e-Defter bu süreleri değiştirmez.
2. Uyumlu yazılım önce yevmiye defterini, sonra aynı kayıtlardan büyük defteri XBRL GL formatında XML olarak üretir. Yevmiye madde numaraları hesap dönemi boyunca, defter parçaları arasında da kesintisiz ilerler. Örneğin Ocak’ın son maddesi 100 ise Şubat 101’den başlar.
3. Defter dosyası tüzel kişide mali mühür ile imzalanır. Ardından GİB’in şema ve şematron kontrollerinden geçirilir. Kontrolü geçemeyen defter için berat oluşturulmaz.
4. Yevmiye defteri ile yevmiye ve büyük defter beratları eşanlı (aynı anda) e-Defter Uygulamasına yüklenir. Ocak 2025 ve sonraki dönemlerde büyük defter dosyasının kendisi GİB’e yüklenmez; büyük defter beratı yüklenmeye devam eder.
5. GİB kontrolden sonra beratı kendi mali mührüyle onaylar. Şirket GİB onaylı beratı indirir ve ilgili defter dosyalarıyla birlikte saklar (Tebliğ 4.3.5).

Kayda dayanak belgeler de e-Defter kayıtlarıyla birlikte saklanır ve istendiğinde ibraz edilir (Tebliğ 4.3.2). Bunlar VUK m. 219/b’deki muhasebe fişleridir.

Berat Yükleme Süreleri

Tebliğ 4.3.4, Sıra No: 5 değişiklik tebliğiyle 8.11.2024’ten itibaren yeniden düzenlendi. Halen yürürlükte olan kurallar şunlardır:

• Aylık yükleme (varsayılan): Berat, ilgili ayı izleyen dördüncü ayın 14’ü sonuna kadar alınmalıdır. Bu süre, kurumlar vergisi mükellefleri gibi gelir vergisi mükellefi olmayanlar içindir. Gelir vergisi mükelleflerinde süre aynı ayın 10’u sonudur. Uygulamada “3 ay kuralı” denen kural budur.
• Hesap döneminin son ayı: Kurumlarda süre, kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 14’ü sonudur. Takvim yılını hesap dönemi olarak kullanan bir şirkette beyanname ayı Nisan’dır (KVK m. 14/3, “dördüncü ay”). Bu nedenle Aralık ayının beratı izleyen yılın 14 Mayıs’ına kadar alınır.
• Geçici vergi dönemleri bazında yükleme (tercihe bağlı): Üç ayın beratları, her ay için ayrı dosya olmak üzere, birlikte yüklenebilir. Kurumlarda süre, ilgili geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 14’üdür. Ocak-Mart için bu tarih 14 Haziran, Nisan-Haziran için 14 Eylül, Temmuz-Eylül için 14 Aralık’tır. Ekim-Aralık dönemi için süre, kurumlar vergisi beyannamesi ayını izleyen ayın 14’üdür. Bu tercih hesap döneminin ilk ayında e-Defter Uygulamasından bildirilir. Dönem içinde işe başlayanlar tercihi işe başladıkları ayda yapar. Tercih değiştirilmedikçe sonraki dönemler için de geçerlidir. Süre kaçırılırsa ceza her ay için ayrı ayrı değerlendirilir (Tebliğ 4.3.4).

2026 hesap dönemi için GİB tercih değişikliklerini 2/2/2026’ya kadar kabul etti. Tercih bildirmeyenler aylık yüklemeyi seçmiş sayıldı. 2026’da işe başlayan şirketler tercihi işe başladıkları ayın sonuna kadar yapabilir (GİB, 20/01/2026 tarihli e-Defter yükleme tercihi duyurusu).

GİB bu süreleri bir aya kadar uzatabilir (Tebliğ 4.3.6). Örneğin 2026’da 198 ve 202 sayılı VUK sirkülerleriyle bazı aylara ait sürelerin uzatıldığı duyuruldu. 202 sayılı sirküler, 10 ve 15 Haziran 2026’da dolacak süreleri 30 Haziran 2026’ya taşıdı. Sürenin son günü resmi tatile rastlarsa süre, izleyen ilk iş gününün sonuna kadar uzar (VUK m. 18). Berat süreleri beyanname ve ödeme sürelerini etkilemez. Berat süreden önce de alınabilir (Tebliğ 4.3.8).

Örnek: 15 Mart 2026’da Kurulan Yabancı Ortaklı Limited Şirket

Varsayımlar şunlardır:

• Şirket, ortakları yabancı uyruklu olan bir limited şirkettir ve 15 Mart 2026’da tescil edilmiştir.
• Hesap dönemi takvim yılıdır ve şirket kurumlar vergisi mükellefidir.
• 2026 hesap döneminin kurumlar vergisi beyannamesi Nisan 2027’de verilecektir.
• Yükleme tercihi Mart 2026 içinde yapılmıştır.
• Mart 2026 satırında hafta sonu kayması ile 202 sayılı VUK Sirküleri ile yapılan uzatma ayrıca gösterilmiştir. Diğer satırlarda tatil kaymaları ve sonradan yapılabilecek uzatmalar yoktur. Son gün hafta sonuna veya resmi tatile denk gelirse süre izleyen ilk iş gününe kayar (VUK m. 18).

Hesaplamanın adımları şöyledir:

1. Mart, aylık yükleme: Mart’ı izleyen dördüncü ay Temmuz’dur. Süre 14 Temmuz 2026’da dolar.
2. Mart, geçici vergi dönemi bazında yükleme: Birinci dönemin geçici vergi beyannamesi Mayıs’ta verilir. Bunu izleyen ay Haziran’dır, yani son gün 14 Haziran 2026’dır. Bu tarih Pazar gününe denk geldiği için süre 15 Haziran 2026’ya kayar. Bu, normal son gündür. GİB’in 8/6/2026 tarihli 202 sayılı VUK Sirküleri (VUK-202/2026-8) bu kaymayı belirtir ve 15 Haziran 2026’da dolacak e-Defter oluşturma, imzalama ve berat yükleme süresini 30 Haziran 2026 Salı günü sonuna kadar uzatır. Bu nedenle Mart 2026 beratı 30 Haziran 2026’ya kadar yüklenebilirdi.
3. Aralık: Hesap döneminin son ayıdır. Kurumlar vergisi beyannamesi Nisan 2027’de verilir. Bunu izleyen Mayıs ayının 14’ü, yani 14 Mayıs 2027, son gündür.

Yıl İçinde Kâğıt Defterden e-Defter’e Geçiş

e-Defter’e hesap dönemi veya takvim yılı içinde de geçilebilir. Geçiş yapanlar, başladıkları tarihi izleyen bir ay içinde eski kâğıt defterlerine noterde kapanış tasdiki yaptırır (Tebliğ 4.3.9). Kılavuza göre kapanış tasdiki yapılan kâğıt defterin madde numarası e-Defter’e taşınmaz. Yıl içindeki ilk e-Defter’de yevmiye madde numarası 1’den başlar.

Zorunluluğun başladığı aydan sonra kâğıt defter tutulamaz. Tutulursa bu defterler hiç tutulmamış sayılır (Tebliğ 4.3.1). Bilanço esası zorunluluğu 2025’te başladığından yeni kurulan sermaye şirketleri bu durumla genellikle karşılaşmaz. Konu daha çok iki durumda önem taşır: işletme hesabından bilanço esasına geçen mükellefler ve birleşme, bölünme veya tür değişikliği geçirenler.

Açılış ve Kapanış Onayı

Kâğıt yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri için noter açılış onayı gerekir. Kâğıt yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için ayrıca kapanış onayı gerekir (TTK m. 64/3). Elektronik ortamda tutulan defterlerde bu noter onayları aranmaz. Onların yerine e-Defter beratları geçer (TTK m. 64/3):

• Hesap döneminin ilk ayına ait berat açılış onayıdır.
• Son ayına ait berat kapanış onayıdır.
• Diğer aylara ait beratlar ilgili ayın noter onayının yerine geçer (Tebliğ 4.3.3).

Envanter defteri 1/1/2025’ten itibaren isteğe bağlı olarak e-Defter şeklinde tutulabilir. Bu defter için dönem, hesap dönemidir (Tebliğ 3.2.6, 4.3.1). Envanter defterinde açılış onayı hesap döneminin ilk gününe ait beratla alınır. Bu beratın son günü, ilk ayı izleyen dördüncü ayın 14’üdür. Kapanış onayı son güne ait beratla alınır. Bu beratın son günü, kurumlar vergisi beyannamesi ayını izleyen ayın 14’üdür (Tebliğ 2, 4.3.4; Sıra No: 6 ile 1/1/2025’ten itibaren). GİB, envanter defterini belirli gruplar için duyuruyla zorunlu hale getirebilir. Envanter defterini kâğıtta tutmaya devam eden şirket, noter açılış onayını TTK’daki sürelere göre yaptırır.

Saklama: Asıl Dosyalar, GİB Kopyası ve Süreler

Saklama yükümlülüğünde iki katman vardır.

• Asıl dosyalar: e-Defter, berat ve elektronik muhasebe fişleri mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde, Türkiye sınırları içinde saklanır. Bu dosyalar istendiğinde eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz edilir. Üçüncü kişi nezdinde veya yurt dışında saklama, şirketin sorumluluğunu kaldırmaz. Kâğıt çıktılar hukuken hüküm ifade etmez (Tebliğ 4.4.1/a-d). Yabancı grup şirketlerinin merkezî sunucuları bu nedenle tek başına yeterli değildir.
• Kopya: Defter ve berat dosyalarının kopyaları 1/1/2020’den itibaren asgari 10 yıl saklanır. Kopyalar GİB’in sistemlerinde veya GİB’den saklama izni almış özel entegratörlerde tutulur (Tebliğ 4.4.1/e). Bu hizmete e-Defter saklama hizmeti denir. Kılavuza göre 22.5.2024’ten itibaren defter ve berat dosyaları eşanlı yüklendiği için GİB kopyası yükleme sırasında kendiliğinden oluşur. Ayrı e-Defter Saklama Uygulaması yalnızca bu tarihten önceki dosyalar için kullanılır. Ocak 2025’ten itibaren büyük defter GİB’e yüklenmediğinden, büyük defterin kopyası GİB’de bulunmaz. Bu dosyayı şirketin kendisi saklamalıdır.

Eski düzenlemede GİB’deki kopyaya “ikincil kopya” deniyordu. Sıra No: 4 değişiklik tebliği (RG 21/05/2024) “ikincil” ibaresini kaldırdı. Tebliğ artık yalnızca “kopya” der. Kopyanın varlığı, asıl dosyaları saklama ve ibraz ödevini kaldırmaz. İnceleme sırasında defterler önce şirketten istenir (Tebliğ 4.4.1/g).

Süreler konusunda bir ayrıma dikkat etmek gerekir. VUK m. 253 defter ve belgeler için beş yıllık saklama süresi öngörür. Bu süre, ilgili yılı izleyen takvim yılından başlar. On yıllık süre TTK m. 82/5’ten gelir: ticari defterler, envanterler, açılış bilançoları ve finansal tablolar on yıl saklanır. Tebliğ, saklamanın vergi kanunları ve TTK’daki süreler içinde yapılmasını ister (Tebliğ 4.4.1/c). Pratikte daha uzun olan on yıllık TTK süresi esas alınmalıdır.

Hatalar Nasıl Düzeltilir

Kılavuza göre yol, hatanın fark edildiği aşamaya bağlıdır:

• Yüklemeden önce: Defter ve berat dosyaları uyumlu yazılımda silinir, doğru haliyle yeniden oluşturulup yüklenir.
• Yüklemeden sonra, yasal süre dolmadan: Berat e-Defter Uygulamasından silinir. Berat silinince yüklenen defter dosyası da geçersiz olur. Defter ve berat yeniden oluşturulup yüklenir. GİB onaylı berat alınmadıkça defterin yasal geçerliliği yoktur.
• Yasal süre dolduktan sonra: Berat ancak istisnai hallerde silinip defter yeniden oluşturulabilir. VUK’taki mücbir sebep hallerinde kayıtlar zarar görmüşse, öğrenmeden itibaren 30 gün içinde mahkemeden zayi belgesi istenir (Tebliğ 7.1). Zayi belgesi, yeminli mali müşavirin (YMM) düzenlediği Özel Amaçlı YMM Raporu ile birlikte GİB’e bildirilir ve GİB’den yazılı izin alınır. Hata uyumlu yazılımdan kaynaklanıyorsa, öğrenmeden itibaren 15 gün içinde GİB’e başvurulur. Başvuruya yazılım firmasının teknik raporu ve Özel Amaçlı YMM Raporu eklenir.

Süresi geçmiş bir ayın kayıtları sonradan değiştirilemez. Her aylık defter yalnızca o ayın kayıtlarını içerir (Tebliğ 4.3.9). Bu yüzden içerikteki muhasebe hataları, kapanmış ayın defteri yeniden açılmadan, açık olan dönemde yapılan düzeltme kayıtlarıyla giderilir. GİB’in berat onayı kayıtların doğruluğunu onaylamaz. Kayıtların içeriğinden mükellef sorumludur (Tebliğ 4.3.11, 6.3).

Cezalar ve Diğer Sonuçlar

Defter veya berat süresinde oluşturulmaz, imzalanmaz ya da yüklenmezse VUK’taki ceza hükümleri uygulanır. Zorunlu olduğu halde e-Defter’e süresinde geçmeyenler için de durum aynıdır (Tebliğ 3.2.11, 6.8). Tebliğ ceza maddesini ayrıca saymaz. Fiile göre şu sonuçlar gündeme gelebilir:

• Usulsüzlük cezası: Berat noter onayının yerine geçer. Bu nedenle beratın süresinde alınmaması, tasdiki zorunlu defterin tasdik ettirilmemesine ilişkin hükümlerle değerlendirilme riski taşır (VUK m. 352/I-8). 2026 yılında birinci derece usulsüzlük cezası sermaye şirketleri için 35.000 TL’dir (VUK m. 352’ye bağlı cetvel, 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği).
• Özel usulsüzlük cezası: Elektronik defter yükümlülükleri VUK mükerrer m. 242’ye dayanır. Bu yükümlülüklere uymayanlar için mükerrer m. 355/1’de ayrı bir ceza vardır. Bu ceza 2026’da birinci sınıf tüccarlar için 35.000 TL’dir (aynı cetvel).
• Re’sen takdir: Defter hiç tutulmamış sayılırsa veya tasdik ettirilmemişse matrah re’sen takdir edilebilir (VUK m. 30/3). Kâğıtta tutulan defterler için bu risk özellikle önemlidir (Tebliğ 3.2.10, 4.3.1).

Geçici vergi dönemi bazında yükleme seçenler için ceza her ay ayrı ayrı belirlenir (Tebliğ 4.3.4). Mali mühür arızalanır veya çalınırsa GİB’e başvurulmalıdır. Yeni mühür alındıktan sonra en geç üç iş günü içinde yükleme yapılmalıdır (Tebliğ 7.2).

Kısa Kontrol Listesi

1. Şirket tescil edilir edilmez mali mühür başvurusunu yapın. e-Defter başvurusunu zorunluluk tarihinden önce tamamlayın.
2. GİB uyumluluk onaylı bir yazılım seçin. Defteri meslek mensubu imzalayacaksa Dijital Vergi Dairesi üzerinden muvafakatname verin.
3. Aylık veya geçici vergi dönemi bazında yükleme tercihini hesap döneminin ilk ayında (yeni şirketlerde işe başlanılan ayda) yapın.
4. Her ay yevmiye defteri ile yevmiye ve büyük defter beratlarını süresinde yükleyin. GİB onaylı beratları indirin.
5. Asıl dosyaları, büyük defter dahil, Türkiye’deki sistemlerde en az on yıl saklayın.

Yasal defterler ve e-Defter süreci hakkında genel bilgi Yasal Defterler ve e-Defter sayfasındadır. Yeni kurulan şirketlerin ilk adımları şirket kuruluşu sonrası ilk 90 gün yazısında anlatılır. Kuruluş aşaması için yabancı ortaklı şirket kuruluşu sayfasına bakabilirsiniz.

Şirketinize özgü durum için iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.

Son mevzuat kontrolü: 9 Kasım 2026 · Kapsadığı dönem: 2026 hesap dönemi (berat süreleri Mayıs 2027’ye kadar)